KAIZEN rendszer kialakítása

A Kaizen rendszer a vállalatoknál általában 3 szinten valósul meg, az egyéni javaslatok rendszere és a minőségkörök rendszere, amelyek alulról jövő kezdeményezések és a felülről vezérelt menedzsment szintű Kaizen workshopok, akció rendszere.

A Kaizen rendszer kialakítása során célunk egy olyan önjáró mechanizmus kialakítása, amely a szervezet minden egyes szintjén a vállalati célokkal összhangban fejleszti a működést a felmerülő problémák megoldásával az érintettek bevonásával.

A Kaizen rendszer kialakítása során a következő területekre fókuszálunk:

• A Lean bevezetés motorját képező Kaizen szemlélet, szervezeti működés és kultúra alapjainak megteremtése, szervezetfejlesztési program lebonyolítása, a vállalat dolgozóinak intenzív bevonásán keresztül.
• Szervezeti kompetenciafejlesztés a javaslati rendszer eredményes működésének támogatására alkalmas belső Kaizen koordinátor csapat kialakítása és fejlesztése.
• Kaizen – javaslati rendszer, ezt támogató folyamatok és értékelési, ösztönzési rendszer kialakítása és beépítése a meglévő minőségirányítási rendszer folyamatai közé.
• A program célja olyan a gyakorlatban is működő rendszerek és képességek kialakítása, amelyre támaszkodva a vállalat munkatársai (a későbbiekben önállóan) eredményesen tudják fejleszteni a vállalat működését.

A Kaizen rendszer kialakításának elemeit és feltételeit a következő modell szerint tervezzük kialakítani:

A program során a Kvalikon Kft. a következő szolgáltatások nyújtását vállalja: ­

• Indító workshop és későbbi feladat meghatározó és értékelő workshopok lebonyolítása ­
• Projekt terv kialakítása a vállalat érintett munkatársainak részvételével ­
• Kompetenciafejlesztés, oktatások, tréningek lebonyolítása a vállalat kijelölt munkatársainak részvételével (Kaizen koordinátor képzés, problémamegoldás képzés) ­
• Dolgozók képzése (Probléma érzékenység erősítése, a javaslati rendszer, minőségkörök működésének megismerése, Kaizen példák megismerése), oktatási anyagok kialakítása, belső oktatók, trénerek kiképzése, coaching ­
• Szervezeti háttér kialakítása: Kaizen bizottság, Kaizen koordinátorok, felelősségi körök, teljesítmény elvárások, ösztönzési rendszer ­
• Coaching, tanácsadói támogatás nyújtása a vállalat kijelölt munkatársainak részére. ­
• Részvétel a javaslati rendszer folyamatainak (ötletgyűjtési folyamat, értékelési folyamat, megvalósítási folyamat, motivációs rendszer, dokumentációs rendszer) kialakításában és bevezetésében ­
• Részvétel a javaslati és Kaizen folyamatokhoz kapcsolódó információs rendszerek (vizuális menedzsment), kommunikációs struktúrák kialakításában. ­
• Kaizen szemlélet, „Jó gazda személet”, problémaérzékenység, problémafeltárási és megoldási gyakorlatok erősítése (3MU, 4M, 5 Miért, A3 problémamegoldás) ­
• A workshopok levezetése - tanácsadói támogatás (moderátori szerep)

JAVASLATI RENDSZER, MINŐSÉGKÖRÖK FEJLESZTÉSE

A javaslati rendszer és minőségkörök kialakításának lépései:

1. Vezetői támogatás kialakítása

• Kaizen bizottság felállítása
• Vezetői Kaizen célok elvárások definiálása és kommunikációja
• Minőségkör regisztrációs iroda, támogató struktúra kialakítása

2. A javaslatok dokumentálási, összegyűjtési folyamatának kialakítása

• Javaslati lapok
• Dokumentációs rendszer
• Felelősök
• Feldolgozási folyamat

3. A javaslatok értékelési folyamatának kialakítása

• Értékelési szintek, felelősök
• Értékelési szempont rendszer, dokumentáció
• Értékelési folyamat
• Visszacsatolás, kommunikáció

4. A javaslatok megvalósítási folyamatának támogatása

• Ötletgazdák
• Minőségkörök
• Erőforrás allokáció
• Bevezetés, oktatás
• Nyomon követés, PDCA
• Eredmények, tapasztalatok megosztása

5. Az elismerési és ösztönzési rendszer kialakítása

6. A javaslati rendszer és kialakított folyamatos fejlesztési tevékenységek integrálása a vállalat integrált minőségirányítási rendszerébe

7. A szervezet felkészítése a javaslati rendszer működtetésére

• A javaslati rendszer bevezetésének kommunikációja a vezetés által

Felelősök kijelölése ▪ Felelősök képzése (Kaizen koordinátorok)

• Dolgozók képzése (Probléma érzékenység erősítése, a javaslati rendszer, minőségkörök működésének megismerése, Kaizen példák megismerése)
• Kommunikációs és információs struktúrák kialakítása

A javaslati rendszer kialakítása során a tanácsadók coaching szerepet töltenek be, alkalmanként részt vesznek a Kaizen ötletek összegyűjtésének, értékelésének, megvalósításának folyamatában, auditálják a rendszer működését folyamatos visszacsatolással és tanácsokkal látják el a rendszer működtetésére kijelölt személyeket.