Folyamatmenedzsment működési modell

Folyamatjellegű működés

A folyamatjellegű működés kialakítása során az alábbi lépések szerint érdemes haladni. 
 

A folyamatmenedzsment minden területi vezetőnek kiemelt feladata, ahhoz viszont, hogy a folyamatmenedzsment szervezeti beágyazottságát megteremtsük, az elején szükséges egy olyan központi támogató, koordináló terület kialakítása és felhatalmazása, ami segíti a folyamatmenedzsment módszerek és kultúra vállalaton belül történő meggyökeresedését. 

A központi folyamatmenedzsment terület kollégáinak a feladata, hogy a szervezeti folyamatok felülvizsgálatát és fejlesztését összefogják, biztosítsák az igénymenedzsment folyamat működésén keresztül, hogy az egyes folyamatok a jogi, compliance, kockázatmenedzsment és egyéb a stratégiából, üzleti, vagy ügyfél elvárásokból lebontott követelményeknek megfeleljenek, képesek legyünk mérni és értékelni a folyamatok működését és fejlesszük a szervezeten belüli folyamatmenedzsment módszertant és kompetenciát az érintettek bevonásával. Egy vezető egyik legfontosabb feladata, hogy a saját területén megfelelő folyamatok és csapatot alakítson ki, fejlesszen, hogy képesek legyen az adott szervezet céljait elérni és a belső és külső ügyfeleket megfelelően kiszolgálni. A folyamatmenedzsment és a folyamatok szabályozása, fejlesztése nem egy öncélú feladat, ennek, mindig az adott vállalat stratégiai és üzleti céljait kell támogatnia. Ezért a folyamatok fejlesztésének és szabályozásának azokból a stratégiai és üzleti célokból kell kiindulnia, amit a vállalat menedzsmentje meghatároz. A Stratégiai célok és a fejlesztések, valamint a területi célok összekapcsolását és a Stratégia lebontását a Hoshin Kanri - X mátrix módszertan segítségével lehet megvalósítani. 

Megközelítésünk szerint a folyamatok fejlesztése nem tekinthető egyszerű technikai problémának, hanem a vállalati stratégia, szervezet, folyamatok és az alkalmazott technológiák (pl.: IT) olyan összehangolt és átgondolt fejlesztésére van szükség, amely figyelembe veszi és együtt fejleszti a meglévő szervezeti adottságokat, kompetenciákat, kultúrát és szabályozási hátteret és ezekből kiindulva egy organikus fejlődésen keresztül a szervezet érintettjei által elfogadott és támogatott folyamatrendszer és képességek kialakításához vezet. 

A szervezet sikerének biztosításában kulcs szerepe van a működési folyamatok hatékony szabályozásának és menedzselésének. Ebben meghatározó szerepe van az adott szervezetet irányító menedzsmentnek. Megközelítésünk szerint folyamatmenedzsment eredményessége nagymértékben attól függ, hogy mennyire sikerül a folyamatok érintettjeit bevonni a folyamatok folyamatos kézbentartásába és fejlesztésébe, és mennyire sikerül a folyamaton belüli szerepeket és információs kapcsolatokat egyértelműen definiálni. 

Egy szervezet folyamatalapú (működés) fejlesztése komplex megközelítést igényel. A működésfejlesztési módszertanunk alapján cél a társaság folyamat alapú irányításának kialakítása, mely egyrészt biztosítja a vevői fókusz, a vevői elvárások (Voice of Customer) folyamatos figyelembevételét (külső és belső vevők egyaránt) annak érdekében, hogy a társasági, üzleti igények (Voice of Business), elvárások maximális mértékben teljesüljenek, másrészt a módszertani elemek alkalmazásával a tények alapján történő helyzetfelmérésre, dokumentációra, mérésre alapozva jutunk el az optimalizált működéshez. Egy jól működő folyamatmenedzsment módszertan komplex megoldása nem csak a szűkebben értelmezett célokra koncentrál (folyamatleltár, folyamatmenedzsment szervezet), hanem azokra a működési feltételekre (kompetenciák, költségszempontok, minőség és üzleti kiválóság célok, stb.), amelyek biztosítják a folyamatmenedzsment működését, illetve a szervezet hatékony irányítását, fejlesztését, következésképpen a stratégiai célok elérését. A komplexebb, több területet érintő fejlesztéseket projektek keretében célszerű megvalósítani, ezért a szervezeten belül meg kell erősíteni, ki kell alakítani az alkalmas projektmenedzsment módszertant, kompetenciát és struktúrát.  

A Folyamatmenedzsment rendszer felépítése
 

A folyamatmenedzser és folyamatgazda szerepeket és kompetenciákat definiálni kell és meg kell erősíteni a szervezeten belül. 

Folyamatgazda feladatai és a folyamatmenedzser feladatai:

Az a vezetés által kinevezett felelős személy, akinek a feladata a folyamat szabályozása és fejlesztése a folyamatcélok elérése és a folyamat hatékonyabb működése érdekében.