Folyamat ábra lényege, készítése és alkalmazása

Folyamatábra

A folyamatábra egy olyan szimbólum sorozat (térkép), amely leírja hogyan, milyen logikai sorrendben és lépésekben kell egy adott tevékenységet, feladatot elvégezni. A folyamatábra segíti az üzleti és technológiai folyamatok megértését és elemzését. A folyamatábra fontos eszköze a szabályozásnak, a racionalizálásnak és az automatizálásnak. Egy jó folyamatábra elkészítése az első lépés a folyamat fejlesztéséhez.

Célja:

A folyamatok dokumentálása és megértése.

A technika lényege:

A folyamatábra a folyamatot felépítő tevékenységeket, a folyamat kapcsolatait (bemeneteit és kimeneteit) és az egyes tevékenységek végrehajtásáért felelős szereplőket (egyének, szervezeti egységek) tartalmazza. A folyamatábra kimeneti oldalán találhatók a folyamat vevői a bemeneti oldalon pedig a folyamat beszállítói. A folyamatábra szintén tartalmazhatja, hogy az egyes tevékenységekhez milyen adathordozó (dokumentum, információforrás, információtároló eszköz) kapcsolódik. A folyamatábráknak több típusa megjelenítési módja is elterjedt a gyakorlatban, ezek közül mi az egyik legelterjedtebbet mutatjuk be. A folyamatábrák különböző részletezettségűek lehetnek, attól függően, hogy az elemzéshez milyen mélységű részletekre van szükségünk. Szintén elterjedt a folyamatok több szinten történő ábrázolása, amikor egy aggregált szint egyes elemeit a következő szint folyamatábráin fejtjük ki részletesebben és a felsőbb szinten csak a folyamatelemeket jelöljük.

A folyamatábra készítés lépései:

• Határozzuk meg a folyamat határait

• Határozzuk meg a folyamat vevőit és beszállítóit

• Határozzuk meg a folyamat bemeneteit és kimeneteit

• Határozzuk meg, hogy milyen lépések szükségesek, illetve milyen lépésekben történik a folyamat kimeneteinek az előállítása

• Az egyes lépéseket kapcsoljuk össze egymással (kössük össze nyilakkal)

• Az egyes lépésekhez (tevékenységekhez) határozzuk meg, hogy ki csinálja, (ki a felelőse).

• Ellenőrizzük a diagram helyességét

A folyamatábra készítés szabályai:

• Egyértelműen határozzuk meg a folyamat határait (mettől-meddig tart).

• Törekedjünk az egyszerűségre és az áttekinthetőségre.

• Ha egy folyamat nem fér el egy lapon, akkor bontsuk alá részfolyamatokra.

• Minden egyes út a folyamatábrában egy végpont felé kell, hogy vezessen.

• Minden folyamatlépésnek egy kimenete kell, hogy legyen és legalább egy bemenete..

Alkalmazása:

Problémaelemzésnél, folyamatfejlesztésnél, szabványosított folyamatok oktatásánál, folyamat benchmarkingnál. Minden esetben kiegészíti az értékáram térképet, mert részletesebb információkat tartalmaz annál.

Példa: Folyamatábra