A folyamatmenedzsment rendszer kialakítása egy vállalatnál tapasztalataink alapján egy körülbelül egy éves folyamat. A folyamatmenedzsment rendszer kiépítésének lépéseit az a logika határozza meg, hogy „Ha valamit nem dokumentáltunk (definiáltunk), akkor nem tudjuk mérni, ha valamit nem tudunk mérni, akkor nem tudjuk szabályozni, ha nem tudjuk, szabályozni, akkor nem tudjuk menedzselni és ha nem tudjuk menedzselni, akkor nem tudjuk fejleszteni.”

Tehát a folyamatmenedzsment rendszer kialakítása a következő lépések szerint történhet meg, először dokumentáljuk a meglévő folyamatokat, vagy ha nincsenek akkor tervezzük meg a folyamatokat. Utána kezdjük el mérni, elemezni és szabályozni folyamatokat, ha már kézben tartjuk átlátjuk a folyamatot, kezdjük el fejleszteni.
A folyamatmenedzsment rendszer kiépítésének 3 fontos alrendszere van:

• 1) Folyamattervezés
• 2.) Folyamatszabályozás
• 3.) Folyamatfejlesztés

Ezek a folyamatmenedzsment elemek a vállalati projekteknél nem különülnek el egymástól ilyen élesen, az egyes folyamatfejlesztési projektekben számos iteráció van (azaz a felmérési fázisban már rengeteg fejlesztési lehetőség felszínre kerül, amelyekből bizonyos fejlesztések szinte azonnal meg is valósíthatók, ezek megvalósításával nem érdemes a projektek fejlesztési fázisáig várni, Nem érdemes a fejlesztések elkezdése előtt az összes folyamatot egészen aprólékosan dokumentálni és elemezni, hiszen úgy sem tudunk mindegyik fejlesztési lehetősséggel egyszerre foglalkozni. Célszerű, ha a projektre fordítható erőforrások felmérése után úgy határozzuk meg a prioritásokat, a fókuszt és az ütemezést, hogy a vizsgálat folyamatok fejlesztésére és nyomon követésére kellő energiát tudjunk fordítani.

A folyamatok elemzését követően szintén több irányba léphetünk tovább elképzelhető, hogy csak apróbb szabályozási módosításokra lesz szükség, elképzelhető, hogy fejleszteni kell a folyamatot, de az is lehet, hogy teljesen új folyamatot kell terveznünk. A folyamatok fejlesztése után nagyon fontos a megfelelő szabályozás, hogy a fejlesztéssel elért eredmények hosszútávon is fenntarthatóak legyenek.

 

• Folyamatfejlesztési projektek levezetése
• Business Process Reenginering (Üzleti folyamatok újjáalakítása)
• Business Systems Engineering (A XXI.sz. követelményeinek megfelelő integrált üzleti rendszerek kialakítása)
• CASE eszközzel (Popkin System Architect/Object) támogatott folyamat és rendszerelemzés és tervezés
• Folyamatok, ellátási láncok elemzése és fejlesztése, folyamatracionalizálás
• Folyamatautomatizálás és az üzleti folyamatokhoz illeszkedő adaptált informatikai rendszerek fejlesztése

Üzleti folyamat Benchmarking, a legjobb gyakorlatok azonosítása és adaptálása a vállalati környezetben

• Folyamatközpontú irányítás, folyamatszabályozás

Amennyiben kialakult a folyamatok elfogadott rendszere, a vállalat irányítását úgy kell átalakítani, hogy a folyamatok képezzék a működés irányításának alapját. Ennek megfelelően a folyamatok irányítását felelős, megfelelő hatáskörrel felruházott vezetőkhöz (folyamatgazdákhoz) kell hozzá rendelni és össze kell kapcsolni a stratégiai és üzleti célrendszerrel és a teljesítménymérési és értékelési rendszerrel.

A folyamatok irányítása a szokásos PDCA (tervezés, megvalósítás, ellenőrzés, beavatkozás) ciklus szerint történik. A vezetés a megvalósításban általában szervesen már nem vesz részt, hanem azt a szervezeti hierarchia alsóbb szintjein lévő munkatársak végzik. A vezetés elsősorban a Plan (tervezés, célmeghatározás), Check (ellenőrzés, mérés, számonkérés) és ha a folyamatok menetével kapcsolatban valamilyen problémát érzékel az Act (beavatkozás) fázisokban vesz részt.

További információk folyamatközpontú irányítás, folyamatszabályozás kialakítása >>