Folyamatközpontú irányítás

Amennyiben kialakult folyamatok elfogadott rendszere, a vállalat irányítását úgy kell átalakítani, hogy a folyamatok képezzék a működés irányításának alapját. Ennek megfelelően a folyamatok irányítását felelős, megfelelő hatáskörrel felruházott vezetőkhöz (folyamatgazdákhoz) kell hozzá rendelni és a folyamatok irányítását össze kell kapcsolni a stratégiai és üzleti célrendszerrel és a teljesítménymérési és értékelési rendszerrel.

A folyamatok irányítása a szokásos PDCA (tervezés, megvalósítás, ellenőrzés, beavatkozás) ciklus szerint történik. A vezetés a megvalósításban általában szervesen már nem vesz részt, hanem azt a szervezeti hierarchia alsóbb szintjein lévő munkatársak végzik. A vezetés elsősorban a Plan (tervezés, célmeghatározás), Check (ellenőrzés, mérés, számonkérés) és ha a folyamatok menetével kapcsolatban valamilyen problémát érzékel az Act (beavatkozás) fázisokban vesz részt.

A folyamatok szabályozásánál a következő fontos feladatai fogalmazódnak meg a menedzsmentnek, a felsőbb szintű elvárásokból (stratégiai célok, érintettek elvárásai..) és a folyamatokban résztvevők képességeiből kiindulva megfelelő folyamatcélokat kell megfogalmazni és követelményeket kell megfogalmazni a folyamatok működésével kapcsolatban. A folyamatok megvalósításához biztosítani kell a megfelelő kereteket (szabályozások, folyamatleírások, követelmények) és feltételeket (erőforrások rendelkezésre állása, információk rendelkezésre állása, képességek).  

 

A folyamatok kialakítása sem egyszerű technikai feladat, ahogy azt sajnos nagyon sok tanácsadó és tanácsadó cég megközelíti, ugyanis a folyamatokat emberek működtetik és hiába alakítunk ki logikailag számunkra tökéletesnek tűnő (mérnöki) megoldásokat, ha azokat a folyamatban résztvevő szereplő nem fogadják el, nem értik meg és nem tartják be. Nagyon sok cégnél azt tapasztalhatjuk, hogy a papíron leírt folyamatok (szabályozások) és a valóság egymástól elszakadnak.

A folyamatok szabályozása annyit ér, amennyi a folyamatszabályozásokból a valóságban megvalósul. Tehát a cél nem az hogy hosszú bonyolult a törvényi előírásokhoz hasonló szabályrendszert alakítsunk ki, ugyanis ezeket a szabályokat senki nem lesz képes naprakészen ismerni, betartani és karbantartani. Inkább egy olyan a kresz táblákhoz hasonló rendszert célszerű kialakítani, ami vizuálisan egyszerűen, lényegre törően tud támpontot adni a folyamatban résztvevőknek a hatékony és eredményes munkavégzéshez.

A folyamatok szabályozása nem egy statikus rendszer kialakítása, hanem egy állandó fejlődő a környezeti változásokhoz, lehetőségekhez igazodó dinamikus rendszer menedzselése, ezért nagyon fontos a rendszer kialakítása után annak karbantartása és a folyamatos fejlesztése, ugyanis a folyamatszabályozások, folyamatleírások egy idő után elavulnak, nem lesznek napra készek és onnantól a folyamatban résztvevők számára nem nyújtanak valós segítséget és azokat mellőzni fogják. A megfelelő folyamatszabályozásoknak és leírásoknak a karbantartását nem célszerű külső szereplőkre (tanácsadók, belső minőségügyi szakemberek..) bízni, hanem a folyamatot működtető azokban szervesen résztvevő vezetőknek és munkatársaknak kell a napi munkával párhuzamosan folyamatosan végezni.

Ezért olyan folyamatszabályozásokat érdemes kialakítani, amelyek karbantartása, aktualizálása nem igényel túl nagy felkészültséget és erőfeszítést a folyamatban résztvevőktől (így a munkájukkal párhuzamosan könnyen el tudják végezni azt).

Folyamatok szabályozása

A folyamatok szabályozásánál és fejlesztésénél fontos a megfelelő fókusz megtalálása és a lényegre történő összpontosítás, ugyanis könnyű elveszni a részletekben és a folyamatok menedzselésére fordított energiáink szétforgácsolódnak. Ezért az elején a lényeges (kulcs) folyamatok fejlesztésére érdemes koncentrálni. A kulcs folyamatok meghatározásánál mi a Kvalikon Kft. tanácsadói gyakorlatában a folyamat prioritás mátrix eszközét szoktuk alkalmazni, amely segítségével a vállalat kritikus sikertényezőinek meghatározása után kiválasztjuk az előzetesen elkészített folyamatlistából azokat folyamatokat, amelyek fejlesztésére és szabályozására elsődlegesen fókuszálunk.

A folyamatok szabályozásánál lényeges strukturális és koncepcionális keretek meghatározásától kiindulva a részletek felé történő haladást elvét valljuk. Az elején nem merülünk el a részletekbe, hanem a folyamat határait és az azokon kívülről látható illetve megfogalmazott legfontosabb jellemzőket határozzuk meg. A folyamat legfontosabb jellemzői:
Folyamat:

• Célja (folyamattal kapcsolatos követelmények)
• Vevői
• Outputjai
• Szállítói
• Inputjai
• Felelősök, résztvevők
• Indítójel
• Indítási előfeltételek
• Folyamatjellemzők (folyamatmutatók)