A vállalati mûködés folyamatok végrehajtásán keresztül valósul meg. A folyamat térben és idõben elkülönült, különbözõ szereplõk által végrehajtott tevékenységek összehangolt egysége. Ez az összehangolás valamilyen cél elérését szolgáló szabályozás.
A folyamatok többsége valamilyen a valóságban is megragadható dolog, mint közvetlen cél megvalósítását (pl. termék vagy szolgáltatás elõállítását) szolgálja. Az üzleti életben azonban nemcsak valamiknek az elõállítására, hanem azok rentábilis, hasznot hozó elõállítására törekszenek, tehát következmény célokat is megfogalmaznak (profit, megtérülés stb.). A következmény célok  a közvetlen célokat megvalósító folyamatok hatásainak valamilyen irányítási szempontból megfogalmazott befolyásolási szándékát testesítik meg. Következmény cél eredményesebb elérése csak a közvetlen célok megvalósítási módjának megváltoztatatásával lehetséges (máshogy kell a terméket vagy szolgáltatást elõállítani), közvetlenül (elõírással, elvárással önmagában) nem befolyásolható. Ez a lényege a folyamatmenedzsmentnek: úgy befolyásolni a közvetlen célokat megvalósító folyamatok végrehajtását, hogy azok összessége közelebb vigyen a reálisan megfogalmazott következmény célok megvalósulásához.

Elvileg ez minden vállalatvezetõ számára triviális. A gond ott kezdõdik, hogy nagyon sok közvetlen cél fogalmazható meg és nehéz a „fáktól az erdõt látni”. A hatásos folyamatmenedzsmenthez alkalmas szemléletre, jó modellezõ eszközre és a folyamatok szabályozott végrehajtásának kényszerpályájára (work-flow) van szükség.
Az alkalmas szemlélet azt jelenti, hogy a folyamatokat valóságos lebonyolódásukhoz hasonló tagolásban ábrázoljuk. Ez annak a tükrözõdését jelenti, hogy a folyamatok különbözõ helyeken, különbözõ szereplõk által végrehajtott tevékenységsorozatok révén hajtódnak végre, ahol a különbözõ szereplõk jelzéseket (üzeneteket) kapnak, és ezek hatására kezdenek hozzá a megfelelõ tevékenységhez, amelynek a végén õk is jelzést küldenek arról, hogy teljesítették a feladatukat. Ez azt jelenti, hogy általában egyetlen szereplõ sem ismeri pontosan a vállalati folyamat egészét. Mindenki csak a saját szerepe szempontjából fontos részleteket ismeri, és általában várakozik a folytatással mindaddig, amíg valaki mástól jelzést nem kap arra, hogy már folytathatja a munkáját.
A szerepek rétegekhez köthetõk. A legfelsõ réteg a vállalás (üzlet) rétege, ahol elkötelezõdünk valamilyen a vevõ számára értéket jelentõ dologra (szerzõdéskötés). Sok gondtól mentesít, ha ez az elkötelezõdés nagy valószínûséggel teljesíthetõ is, tehát megalapozott a vállalás a korábbi terhelések és lehetõségek figyelembe vételével.
A vállalás rétege alatt helyezkedik el a megvalósítás rétege. Ez általában legalább két szakaszra bomlik: az elõkészítésre és a teljesítésre.
Bármely tevékenység lehet elemi (közvetlenül végrehajtható) vagy összetett. Az összetett tevékenység kifejthetõ további összetett és/vagy elemi résztevékenységekre. Ezt a kifejtést addig kell folytatni, amíg mindenhol elemi tevékenységekig nem jutunk.
A magasabb rétegben megvalósuló lépéssorozatokat várakozások szakítják meg, amikor alacsonyabb rétegben mások tevékenységein keresztül folytatódik a folyamat végrehajtása. A várakozás elején a magasabb szint követelményt fogalmaz meg az alacsonyabb szint számára. Ennek a követelménynek a teljesülése esetén jön vissza a jelzés az alacsonyabb szint felõl, hogy újabb lépéssorozatba kezdhet a magasabb szint.
A folyamat így a különbözõ rétegekben közvetlenül végrehajtott elemi tevékenységeken keresztül játszódik le. Ebben a megközelítésben a magasabb réteg csak annyit tud, hogy továbbadta a vezérlést alacsonyabb réteg számára és várakozik arra a jelre, hogy folytathatja a munkát. Ha nincs idõzítés kezelés, akkor a folyamat elakadhat. Ezért meghatározott idõintervallumon belül el kell várni az alacsonyabb szint válaszát arra vonatkozóan, hogy teljesítette feladatát (ez a „kényszerpálya”).
Az idõbeni reagálási kényszeren felül a biztos végállapotba való eljutást is garantálni kell: az indító esemény hatására, bárhogyan is alakuljanak a végrehajtást befolyásoló tényezõk, határozott végállapotba kell jutni a tevékenységsorozatnak. Ez a várható zavaró tényezõk teljes körû figyelembe vételét és az ezekre történõ reagálási mód elõírását jelenti.
Valójában a folyamat egy ügy elintézõdésének menetét határozza meg. A cél megvalósulását úgy segíti elõ, hogy meghatározzuk azt az ügyet, aminek az elérésével a célt elérjük. Ezért a cél túl általános és ködös megfogalmazása helyett a céllal összhangban lévõ ügyet kell megfogalmazni, mert erre már felvehetõ a folyamatmodell. Az alapkérdések:

A folyamat egy tipikus ügy végrehajtásának sémája. A folyamat végrehajtása konkrét ügyek elintézésén keresztül történik: a sémát konkrét ügyekkel aktivizáljuk. Ennek az aktivizálódásnak, a tényleges végrehajtásnak a folyamán képzõdnek a következmények: a költségek, az árbevétel, megnyíló pénzügyi követelések vagy kötelezettségek, a minõségügyi statisztika, a szállítási pontosság, a fizetési pontosság stb.
Akkor látjuk a „fáktól az erdõt”, ha valóban megtaláljuk azokat a legfontosabb ügytípusokat, amelyektõl a vállalat sikeres mûködése függ. Ezt átgondolt rendezõ modellekkel segíteni lehet.
 Az integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerek nem mindig biztosítják a hatékony folyamatmenedzsmentet. Ennek jelei többek között azok az Excel-táblák, amelyeket a rendszert használók állítanak össze saját igényeiknek megfelelõ kimutatások érdekében, illetve azok a manuális nyilvántartások, amelyeket a rendszer által le nem fedett esetek kezelésére kénytelenek vezetni. A divatos integrált rendszerek sok vállalati folyamatot nem kezelnek (vagy típusmegoldásuk nem felel meg a vállalat igényeinek, esetleg túl drága).
Az a tény, hogy valamely elemi tevékenység hatását integráltan kezeli egy rendszer, még nem garantálja azt, hogy egy ügy valójában végig is fut a teljes elintézõdés pályáján (el is akadhat). Az idõzítési kényszerpálya nem biztos, hogy be van építve az integrált rendszerbe. Ugyanígy az összes várható zavaró tényezõ kivédésére sincs általában a rendszer felkészítve, ami szintén elakadáshoz vezethet. Mindebbõl az a következtetés vonható le, hogy még integrált rendszer mellett is elemezni és értékelni kell a leglényegesebb ügyek kezelését biztosító folyamatokat és szükség esetén a kényszerpályát kiegészítésként életbe léptetni.

Magát a modellezést a BPMN szabványnak megfelelõ üzleti modellezési eszközzel érdemes végezni. Ez grafikus formában képes megjeleníteni a folyamatot, mely lehetõvé teszi a modell adatainak az elérését további feldolgozás érdekében. Ez a további feldolgozás olyan intranet környezetben futtatható work-flow rendszer, amely felügyeli az elakadás-mentes ügyintézést és a várható zavaroknak megfelelõ feldolgozási utak kezelését. Ez a work-flow rendszer automatikusan is képes megírt programfunkciókat indítani, nemcsak az ügyintézõkkel való kommunikációt folytatni.
Ha valósághûen ábrázoljuk a folyamat tagolódását a különbözõ szereplõk között és a várakozásokat, aminek során a szereplõváltást követõen a folyamat folytatódik, képet kaphatunk az értékáram szaggatott lefutásáról. Akárcsak a termelésben, itt is az értékáramban szereplõ tevékenységek munkatartalmainak értelmes átrendezésével, illetve újrafogalmazásával kedvezõbb lefutáshoz, gyorsabb végrehajtáshoz, racionálisabb, veszteség-mentesebb mûködési módhoz juthatunk. A BPMN szabvány szerinti modell az értékáram lefutását mutatja, az értékáram struktúra felvétele (VSM) viszont az értékáram-alapú irányítás alapjául szolgálhat (kapacitás függvényében történõ ütemezés, terhelésvizsgálat).
Ennek a megközelítésnek az az elõnye, hogy a folyamat modelljében végrehajtott módosítás hatása automatikusan átvihetõ a work-flow rendszer mûködésébe, így olyan szabályozott folyamat végrehajtási rendszer építhetõ ki a felhasználó vállalatnál, amely mindenben az õ igényeinek felel meg és illeszkedik meglévõ rendszeréhez.
Az eredmény: átlátható, hatékony, minden megfogalmazott igényt kielégítõ testre szabott rendszer, könnyû elemezhetõség, európai színvonal. Újdonsága következtében kísérleti fejlesztésként is értékelhetõ, folyamatmenedzsment témában pályázásra alkalmas.